ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)
เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าผู้บริหาร (Executive) เป็นบุคคลหรือคณะบุคคลที่มีความสำคัญต่อ การดำรงอยู่และอนาคตขององค์การ เนื่องจากผู้บริหารมีหน้าที่และความรับผิดชอบต่อการกำหนดทิศทางในอนาคตขององค์การผ่านการตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสสำคัญทางธุรกิจซึ่งการตัดสินใจของผู้บริหารโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง (Top Executive)จะมีผลไม่เพียงต่อการดำเนินงานในระยะสั้น แต้ครอบคลุมถึงความอยู่รอด ความมั่นคง และความเจริญเติบโตขององค์การ นอกจากนี้การตัดสินใจของผู้บริหารจะมีคุณลักษณะที่แตกต่างจากการตัดสินใจของบุคลากรอื่นขององค์การ ไม่ว่าผู้จัดการระดับกลาง หัวหน้างาน ตลอดจนพนักงานระดับปฏิบัติการ เพราะผู้บริหารระดับสูงจะต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจที่มีความซับซ้อน หลากหลายและท้าทาย โดยสามารถแบ่งเป็น 4 ลักษณะต่อไปนี้
1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision) เป็นการตัดสินใจที่เกี่ยวกับอนาคตขององค์การ ตั้งแต่การกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง และภารกิจในการดำเนินธุรกิจ เพื่อให้องค์การมีตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งจะเป็นผลต่อความมั่นคงและการเจริญเติบโตขององค์การ โดยการกำหนดแผนกลยุทธ์จะเป็นแนวทางสำหรับการตัดสินใจในด้านสำคัญและแนวทางปฏิบัติสำหรับบุคลากรระดับต่างๆภายในองค์การ
2. การตัดสินใจทางยุทธวิธี (Tactical Decision)เป็นการตัดสินใจว่าองค์การจะทำอะไรที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เพื่อให้สามารถบรรลุถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ แผนยุทธวิธีจะกำหนดยุทธวิธีการดำเนินงานเฉพาะเรื่อง เพื่อสร้างเอกลักษณ์การดำเนินงานและความได้เปรียบต่อคู่แข่งขัน อย่างไรก็ตามผู้บริหารจะไม่เจาะลึกถึงรายละเอียดในการปฏิบัติงานเพียงแต่มุ่งถึงการกำหนดแนวทางการดำเนินงาน เพื่อให้บุคลากรในระดับต่อไปรับมาปฏิบัติให้บรรลุความสำเร็จตามที่ผู้บริหารกำหนดเอาไว้
3. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Fire-fighting) เป็นการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือวิกฤตที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้า ปัญหาลักษณะนี้เกิดขึ้นกระทันหันโดยผู้บริหารมิได้คาดการณ์ไว้ บางครั้งผู้ผู้บริหารต้องตัดสินใจที่จะดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่อไป หรือยุติการดำเนินธุรกิจในส่วนใดส่วนหนึ่งหรือทั้งหมด เช่น บริษัทได้ถูกฟ้องร้องทางกฏหมายในระดับที่อาจต้องปิด กิจการ ผลิตภัณฑ์หรือบริการเกิดปัญหาในมุมกว้าง เป็นต้น หรือผู้บริหารต้องตัดสินใจแก้ปัญหาในกรณีที่ปัจจัยที่สำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจได้รับความเสียหายอย่างหนัก หรือเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง เช่น การนัดหยุดงาน ภัยธรรมชาติอย่างรุนแรง หรือความผันผวนของระบบเศรษฐกิจ
4. การควบคุม (Control) เป็นหน้าที่สำคัญทางการจัดการ (Management Functions) ที่ผู้บริหารต้องตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาให้เป็นตามความเหมาะสมและสอดคล้องกับแผนงานและสถานการณ์ เนื่องจากการปฏิบัติงานอาจเบี่ยงเบนจากแผนงานที่กำหนด ซึ่งผลมาจากการวางแผนที่คลาดเคลื่อน ข้อจำกัดของทรัพยากรบุคคลหรือทรัพยากร การดำเนินงานอื่น ตลอดจนความผันผวนของสถานการณ์ ผู้บริหารต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของธุรกิจ หลังจากที่องค์การได้เริ่มปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ไประยะหนึ่งแล้ว ผู้บริหารย่อมมีความสนใจต้องการจะทราบว่าผลการดำเนินงานนั้นเป็นอย่างไร มีแนวโน้มว่าจะบรรลุความสำเร็จตามที่ต้องการหรือไม่ หรือต้องปรับปรุงอย่างไรให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริง ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานเป็นระยะๆ แล้วนำมาทำการเปรียบเทียบกับแผนที่วางเอาไว้
2. การตัดสินใจทางยุทธวิธี (Tactical Decision)เป็นการตัดสินใจว่าองค์การจะทำอะไรที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เพื่อให้สามารถบรรลุถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ แผนยุทธวิธีจะกำหนดยุทธวิธีการดำเนินงานเฉพาะเรื่อง เพื่อสร้างเอกลักษณ์การดำเนินงานและความได้เปรียบต่อคู่แข่งขัน อย่างไรก็ตามผู้บริหารจะไม่เจาะลึกถึงรายละเอียดในการปฏิบัติงานเพียงแต่มุ่งถึงการกำหนดแนวทางการดำเนินงาน เพื่อให้บุคลากรในระดับต่อไปรับมาปฏิบัติให้บรรลุความสำเร็จตามที่ผู้บริหารกำหนดเอาไว้
3. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Fire-fighting) เป็นการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือวิกฤตที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้า ปัญหาลักษณะนี้เกิดขึ้นกระทันหันโดยผู้บริหารมิได้คาดการณ์ไว้ บางครั้งผู้ผู้บริหารต้องตัดสินใจที่จะดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่อไป หรือยุติการดำเนินธุรกิจในส่วนใดส่วนหนึ่งหรือทั้งหมด เช่น บริษัทได้ถูกฟ้องร้องทางกฏหมายในระดับที่อาจต้องปิด กิจการ ผลิตภัณฑ์หรือบริการเกิดปัญหาในมุมกว้าง เป็นต้น หรือผู้บริหารต้องตัดสินใจแก้ปัญหาในกรณีที่ปัจจัยที่สำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจได้รับความเสียหายอย่างหนัก หรือเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง เช่น การนัดหยุดงาน ภัยธรรมชาติอย่างรุนแรง หรือความผันผวนของระบบเศรษฐกิจ
4. การควบคุม (Control) เป็นหน้าที่สำคัญทางการจัดการ (Management Functions) ที่ผู้บริหารต้องตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาให้เป็นตามความเหมาะสมและสอดคล้องกับแผนงานและสถานการณ์ เนื่องจากการปฏิบัติงานอาจเบี่ยงเบนจากแผนงานที่กำหนด ซึ่งผลมาจากการวางแผนที่คลาดเคลื่อน ข้อจำกัดของทรัพยากรบุคคลหรือทรัพยากร การดำเนินงานอื่น ตลอดจนความผันผวนของสถานการณ์ ผู้บริหารต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของธุรกิจ หลังจากที่องค์การได้เริ่มปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ไประยะหนึ่งแล้ว ผู้บริหารย่อมมีความสนใจต้องการจะทราบว่าผลการดำเนินงานนั้นเป็นอย่างไร มีแนวโน้มว่าจะบรรลุความสำเร็จตามที่ต้องการหรือไม่ หรือต้องปรับปรุงอย่างไรให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริง ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานเป็นระยะๆ แล้วนำมาทำการเปรียบเทียบกับแผนที่วางเอาไว้
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
นับตั้งแต่การพัฒนาและนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ในการดำเนินงานทางธุรกิจ การจัดการระบบสารสนเทศได้รับการยอมรับว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสร้างความแข็งแกร่งเชิงกลยุทธ์ โดยพัฒนาความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์การ เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การปฏิบัติงานในระดับต่างๆ ขององค์การมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เช่า การผลิต การขาย การตลาด การจัดการทางการเงิน และทรัพยากรบุคคล ประการสำคัญหลายองค์การได้ให้ความสนใจในการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้การตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจมuประสิทธิภาพสูงขึ้น
เราสามารถกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ( Executive Information Systems ) หรือที่เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับ ผู้บริหารเนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะ โดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้สร้างแรงกดดันให้ ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการระยะเวลา ข้อมูล และการดำเนินงานของคู่แข่งขัน นอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำกัด โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ และทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารต้องมีพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง
แหล่งข้อมูลสำหรับผู้บริหาร
คำกล่าวที่ว่า "ผู้ใดมีข้อมูล ผู้นั้นมีอำนาจ" นับว่าเป็นความจริงอยู่ไม่น้อย โดยเฉพาะต่อการแข่งขันในสังคมสารสนเทศที่แต่ละองค์การต้องสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและการพลวัตรของสิ่งแวดบ้อมอย่างถูกต้องและทันเวลา ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการการตอบสนองของข้อมูลที่ รวดเร็ว ชัดเจน ทันสมัย สมบูรณ์ ถูกต้องและเชื่อได้ เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้เป็นเครื่องเชิงกลยุทธ์ เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์การ โดยเทคโนโลยีสารสนเทศถูนำมาประยุกต์ เพื่อให้การปฏิบัติงานและการตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การเข้าถึงแหล่งข้อมูลเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารเสนเทศให้มีความถูกต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และรวดเร็ว โดยทั่วไปแล้วผู้บริหารจะได้รับข้อมูลจาก 3 แหล่ง ดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data) เป็นข้อมูลที่แสดงผลการปฏิบัติงานขององค์การ หน่วยงาน หรือระบบที่สนใจ ข้อมูลจากการ ดำเนินงานช่วยสร้างความเข้าใจและสะท้อนปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานที่ผ่านในอดีต โดยข้อมูลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบ การควบคุม และการแก้ปัญหาการดำเนินงานโดยทั่วไป ตลอดจนสามารถนำมาประกอบการวางแผนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
2. ข้อมูลจากภายในองค์การ (Internal Data) เป็นข้อมูลที่จัดทำขึ้นภายในองค์การ เพื่อแสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงานของกิจกรรม และ/หรือโครงการในด้านต่าง ๆ ขององค์การได้แก่ งบประมาณ แผนรายจ่าย การคาดการณ์ยอดขายและรายได้ และแผนทางการเงิน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่จะครอบคลุมช่วงเวลาตั้งแต่ 6 เดือนจนถึงหลายปี โดยข้อมูลจะแสดงอดีต ปัจจุบัน และทิศทางในอนาคตขององค์การ เพื่อกำหนดแนวทางและจัดส่วนผสมของทรัพยากรในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ข้อมูลจากภายนอกองค์การ (External Data) ปัจจัยภายนอกมีผลกระทบต่อองค์การโดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคม แลวิทยาการในประเทศหนึ่งจะมีเกี่ยวเนื่องไปทั่วโลก ผู้บริหารระดับสูงมักใช้ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกมาประกอบในการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่าง ๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือการตัดสินใจที่จะดำเนินธุรกิจหรือล้มเลิก เป็นต้น
ผู้บริหารกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
ความรวดเร็วในการเข้าถึงและแพร่กระจายข้อมูลข่าวสารจากที่หนึ่งไปยังอีที่หนึ่งตลอดจนการกระจายโอกาสในการเข้าถึงข้อมูลขอคนหมู่มาก ส่งผลให้ผู้บริการองค์การทั้งภาครัฐบาลและภาคธุรกิจต้องสามารถทำการตัดสินใจทางเลือกของการแก้ปัญหาและโอกาสอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การดำเนินงานและปัญหาทางธุรกิจที่ซับซ้อนใหมีควมชัดเจนและเป็นรูปธรรมซึ่งจะช่วยลดความไม่แน่นอนและความผิดพลาดในการตัดสินใจลง แต่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับเทคโนโลยีสารสนเทศยังมิได้เป็นความสัมพนธ์เชิงบวกทั้งด้านความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการส่งเสริมการนำระบบสารสนเทศมาช่วยงานทางธุรกิจด้วย ดังตัวอย่างจากผลการศึกษาต่อไปนี้ บริษัทที่ปรึกษา Andersen ( Andersen Consulting ) ในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งทำธุรกิจให้คำแนะนำด้านธุรกิจแก่องค์การอื่น ได้ทำการศึกษาเกี่ยวกับการตื่นตัวของผู้บริหารระดับสูงในธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยทำการเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้บริหารกว่า 200 คน จากบริษัทที่มียอดขาย 250 ล้านถึง 2 หมื่นล้านเหรียญสหรัฐ โดยกลุ่มผู้บริหารจะดำรงตำแหน่งในคณะผู้บริหารด้านการปฏิบัติการ ( Chief Operating Officers ) หรือ COOs และหัวหน้าคณะผู้บริหารด้านการเงิน (Chief Financial Officers ) หรือ CFOs ผลการศึกษาสรุปว่า ผู้บริหารระดับสูงกว่าร้อยละ 80 ใช้คอมพิวเตอร์ในงานประจำวัน ซึ่งนับเป็นข้อมูลที่ดีต่อพัฒนาการด้านสารสนเทศในสหรัฐอเมริกาเนื่องจากเป็นอัตราส่วนที่สูงกว่าในอดีตมากและน่าจะสูงกว่าอัตราส่วนในประเทศไทย โดยผู้บริหารส่วนใหญ่มีความรู้สึกว่า เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์การ แต่ปัญหาสำคัญคือ ผู้บริหารกว่าครึ่งหลับมีความรู้สึกว่าระบบสารสนเทศในองค์การของตนยังให้ผลตอบแทนไม่คุ้มค่ากับเงินที่บริษัทลงทุนไป จากการศึกษาทำให้เราสามารถกล่าวได้ว่า ผู้บริหารระดับสูงใน ประเทศสหรัฐอเมริกามีความรู้และนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในการทำงานมากขึ้น แต่ภาพรวมของความเข้าใจและการใช้งานของระบบสารสนเทศของผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงในประเทศไทยยังมิได้พัฒนาทักษะทางสารสนเทศสู่ระดับที่ต้องการ และความเข้าใจอย่างแท้จริงในศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินธุรกิจ ดังนั้นผู้บริหารรุ่นใหม่ที่เติบโตขึ้นในช่วงเวลาของการตื่นตัวด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศควรมีความเข้าใจและทักษะมากขึ้น โดยเฉพาผู้ที่เติบโตในยุคของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ในทางปฏิบัติผู้บริหารไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ แต่ผู้บริหารต้องเข้าใจถึงประโยชน์ของการนำสารสนเทศมาส่งเสริมศักยภาพในการดำเนินงานขององค์การ ซึ่งจะส่งผลให้องค์การสามารถดำเนินงานโดยไม่เสียเปรียบคู่แข่งขันนอกจากนี้การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานของธุรกิจต้องได้รับความสำคัญและการสนับสนุนจากผู้บริหาร มิเช่นนั้นพัฒนาการของระบบสารสนเทศจะไม่สามารถเกิดขึ้นในทิศทางที่เหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การได้
คุณสมบัติของ EIS
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการถูกนำมาประยุกต์เพื่อเพิ่มศักยภาพในการดำเนินงานของธุรกิจ แต่ระบบสารสนเทศมิใช่แก้วสารพัดนึกที่รวบรวมข้อมูลทุกประเภทที่ผู้ใช้สามารถนำมาใช้งานได้ตลอดเวลา เนื่องจากข้อจำกัดของเทคโนโลยีและต้นทุนการพัฒนา ดังนั้นการพัฒนาระบบสารสนเทศแต่ละชนิดจะต้องเข้าใจความต้องการของผู้ใช้ เพื่อกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศแต่ละรูปแบบอย่างเหมาะสม เพื่อให้การใช้งานเกิดประโยชน์สูงสุด โดยที่ EIS มีคุณสมบัติที่สำคัญ 5 ประการ ดังต่อไปนี้
1. สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Plannig Support ) ผู้บริหารระดับสูงส่วนใหญ่มักจะให้ความสำคัญต่อการวางแผนกลยุทธ์ขององค์การ ดังนั้นผู้พัฒนา EIS สมควรจะมีความรู้ในเรื่องกลยุทธ์ธุรกิจ (Business Strategy ) และปัจจัยสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Factors) เพื่อให้สามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการกำหนดแผนทางกลยุทธ์ที่สมบูรณ์
2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ ( External Environment Focus ) ปกติสิ่งที่ผู้บริหารต้องการจากระบบสารสนเทศคือ การที่จะสามารถเรียกสารสนเทศที่ต้องการและจำเป็นต่อการตัดสินใจออก มาจากฐานข้อมูลขององค์การได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะข้อมูลและข่าวสารที่เกิดขึ้นกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการประกอบการตัดสินใจ โดยส่วนมาก EIS จะถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลที่มาจากภายนอกองค์การ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่สำคัญที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร
3. มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง (Broad- based Computing Capabilities ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่มีโครงสร้างไม่แน่นอนและขาดความชัดเจน โดยส่วนใหญ่จะมองถึงภาพโดยรวมของระบบแบบกว้างๆ ไม่ลงลึกในรายละเอียด ดังนั้นการคำนวณที่ผู้บริหารต้องการจึงเป็นลักษณะง่าย ๆ ชัดเจน เป็นรูปธรรม และไม่ซับซ้อนมาก เช่น การเรียกข้อมูลกลับดู การใช้กราฟ
4. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of Learning and Use ) เนื่องจากผู้บริหารจะมีกิจกรรมที่หลากหลายทั้งภายในและภายนอกองค์การ ผู้บริหารจึงมีเวลาในการตัดสินใจในแต่ละงานน้อยหรือกล่าวได้ว่าเวลาของผู้บริหารมีค่ามาก ดังนั้นการพัฒนา EIS ควรที่จะเลือกรูปแบบการแสดงผล หรือการตอบโต้กับผู้ใช้ในแนวทางที่ง่ายต่อการใช้งานในเวลาที่สั้น เช่น ตารางแสดงผล กราฟ ภาษาที่ง่าย และการ
5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Customization ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่จะมีความสัมพันธ์ต่อพนักงานอื่นและต่อการดำเนินธุรกิจขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ(System Analyst and Designer ) ต้องคำนึงถึงในการพัฒนา EIS เพื่อให้สามารถพัฒนา EI S ที่มีศักยภาพสูงมากประสิทธิภาพดีเหมาะสมกับการใช้งานและเป็นแบบเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่จะเข้าถึงข้อมูลได้ตามต้องการ เช่น ข้อมูลใดที่เป็นที่ต้องการของผู้บริหารอย่างมาก หรือมีการเรียกมาใช้บ่อยควรออกแบบให้มีขั้นตอนการเข้าถึงที่ง่าย สะดวก และรวดเร็ว เช่น โดยการกดปุ่มบนแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ปุ่ม หรือการเคลื่อนที่และการใช้ งานเมาส์ท (Mouse )บนจอภาพ หรือการสั่งงานด้วยเสียงพูด ซึ่งต่างจากนระบบสารสนเทศสำหรับบุคลากรระดับอื่นในองค์การที่ต้องมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากกว่าในการเข้าถึงข้อมูล
2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ ( External Environment Focus ) ปกติสิ่งที่ผู้บริหารต้องการจากระบบสารสนเทศคือ การที่จะสามารถเรียกสารสนเทศที่ต้องการและจำเป็นต่อการตัดสินใจออก มาจากฐานข้อมูลขององค์การได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะข้อมูลและข่าวสารที่เกิดขึ้นกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการประกอบการตัดสินใจ โดยส่วนมาก EIS จะถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลที่มาจากภายนอกองค์การ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่สำคัญที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร
3. มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง (Broad- based Computing Capabilities ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่มีโครงสร้างไม่แน่นอนและขาดความชัดเจน โดยส่วนใหญ่จะมองถึงภาพโดยรวมของระบบแบบกว้างๆ ไม่ลงลึกในรายละเอียด ดังนั้นการคำนวณที่ผู้บริหารต้องการจึงเป็นลักษณะง่าย ๆ ชัดเจน เป็นรูปธรรม และไม่ซับซ้อนมาก เช่น การเรียกข้อมูลกลับดู การใช้กราฟ
4. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน (Exceptional Ease of Learning and Use ) เนื่องจากผู้บริหารจะมีกิจกรรมที่หลากหลายทั้งภายในและภายนอกองค์การ ผู้บริหารจึงมีเวลาในการตัดสินใจในแต่ละงานน้อยหรือกล่าวได้ว่าเวลาของผู้บริหารมีค่ามาก ดังนั้นการพัฒนา EIS ควรที่จะเลือกรูปแบบการแสดงผล หรือการตอบโต้กับผู้ใช้ในแนวทางที่ง่ายต่อการใช้งานในเวลาที่สั้น เช่น ตารางแสดงผล กราฟ ภาษาที่ง่าย และการ
5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร (Customization ) การตัดสินใจของผู้บริหารส่วนใหญ่จะมีความสัมพันธ์ต่อพนักงานอื่นและต่อการดำเนินธุรกิจขององค์การ ซึ่งเป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ(System Analyst and Designer ) ต้องคำนึงถึงในการพัฒนา EIS เพื่อให้สามารถพัฒนา EI S ที่มีศักยภาพสูงมากประสิทธิภาพดีเหมาะสมกับการใช้งานและเป็นแบบเฉพาะสำหรับผู้บริหารที่จะเข้าถึงข้อมูลได้ตามต้องการ เช่น ข้อมูลใดที่เป็นที่ต้องการของผู้บริหารอย่างมาก หรือมีการเรียกมาใช้บ่อยควรออกแบบให้มีขั้นตอนการเข้าถึงที่ง่าย สะดวก และรวดเร็ว เช่น โดยการกดปุ่มบนแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ปุ่ม หรือการเคลื่อนที่และการใช้ งานเมาส์ท (Mouse )บนจอภาพ หรือการสั่งงานด้วยเสียงพูด ซึ่งต่างจากนระบบสารสนเทศสำหรับบุคลากรระดับอื่นในองค์การที่ต้องมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากกว่าในการเข้าถึงข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น